Kiểm kê và chính sách nền
Biên bản kiểm kê dữ liệu nhân sự và ứng viên, kèm chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng và lao động để doanh nghiệp ban hành.
Trang chủ›Dịch vụ›Hồ sơ nhân sự
Dịch vụ
Kiện toàn hồ sơ nhân sự và quy chế giám sát LIS-HR
Ba tình huống mà gần như doanh nghiệp nào cũng có ít nhất một: kho hồ sơ ứng viên chưa từng xóa, camera và phần mềm giám sát chưa từng thông báo cho người lao động, dữ liệu của người đã nghỉ việc vẫn nằm nguyên trong hệ thống. Cả ba đều là hành vi có điều khoản xử phạt riêng.
- Dải giá
- 9 – 18 triệu ₫Giá ra mắt, đến 31/12/2026
- Thời gian
- 1 – 2 tuầnTính từ khi nhận đủ thông tin
- Hạng mục bàn giao
- 10Kèm biên bản bàn giao
- Nộp cơ quan chuyên trách
- Không phải nộpNhưng phải xuất trình khi kiểm tra
Tổ chức nào phải thực hiện
Ba nhóm trách nhiệm, phát sinh từ chính hoạt động nhân sự hằng ngày
- Trong tuyển dụng lao động
- Chỉ được yêu cầu thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, phải có sự đồng ý của người dự tuyển, và phải xóa, hủy thông tin khi không tuyển dụng.
- Trong quản lý và sử dụng người lao động
- Dữ liệu chỉ được lưu trong thời hạn theo quy định hoặc theo thỏa thuận, và phải xóa, hủy khi chấm dứt hợp đồng lao động.
- Khi dùng biện pháp công nghệ, kỹ thuật
- Chỉ được áp dụng trên cơ sở người lao động biết rõ biện pháp đó, và không được xử lý, sử dụng dữ liệu thu được trái quy định.
Không có miễn trừ theo quy mô và không có ân hạn
- Áp cho mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân có tuyển dụng, quản lý hoặc sử dụng người lao động
- Không phân biệt quy mô doanh nghiệp, không phân biệt ngành nghề
- Không thuộc nhóm nghĩa vụ được nới lỏng cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ và hộ kinh doanh
Đây là nhóm nghĩa vụ dễ kiểm tra nhất bằng quan sát trực tiếp, và cũng là nhóm ít doanh nghiệp chuẩn bị nhất.
Doanh nghiệp phải có những gì
Luật 91/2025/QH15Ba nhóm tài liệu, mỗi nhóm gắn với một nhóm trách nhiệm
- Chính sách và mẫu biểu trong tuyển dụng
- Cơ sở để chứng minh thông tin thu thập đúng mục đích và có sự đồng ý của người dự tuyển.
- Quy chế giám sát nơi làm việc
- Cơ sở để chứng minh người lao động biết rõ biện pháp giám sát, và dữ liệu thu được chỉ dùng đúng mục đích.
- Quy trình xóa, hủy và bảng thời hạn lưu trữ
- Cơ sở để chứng minh dữ liệu không bị giữ quá thời hạn và đã được xóa khi hết căn cứ lưu.
Ba nhóm tài liệu này không phải nộp cho cơ quan chuyên trách, nhưng phải xuất trình được khi có kiểm tra. Bằng chứng nằm ở chính hồ sơ, biểu mẫu và biên bản mà doanh nghiệp giữ.
Nếu thiếu hoặc sai hồ sơ
Nghị định 330/2026/NĐ-CPHệ quả nặng nhất không phải là tiền phạt
| Hệ quả | Áp dụng khi |
|---|---|
| Buộc hủy, xóa tới mức không thể khôi phục toàn bộ dữ liệu cá nhân đã thu thập, xử lý trái quy định | Xử lý dữ liệu người dự tuyển khi chưa có sự đồng ý; không xóa hồ sơ người không trúng tuyển; áp dụng và sử dụng biện pháp giám sát trái quy định |
| Phạt tiền 70 – 100 triệu ₫ | Xử lý, sử dụng dữ liệu cá nhân của người lao động thu thập từ biện pháp công nghệ, kỹ thuật trái quy định |
| Phạt tiền 50 – 70 triệu ₫ | Lắp camera giám sát hoặc phần mềm theo dõi thiết bị tại nơi làm việc mà không thông báo để người lao động biết rõ |
| Phạt tiền 50 – 70 triệu ₫ | Lưu dữ liệu người lao động quá thời hạn quy định hoặc quá thời hạn đã thỏa thuận; không xóa, hủy khi chấm dứt hợp đồng lao động |
| Phạt tiền 20 – 50 triệu ₫ | Yêu cầu người dự tuyển cung cấp dữ liệu ngoài mục đích tuyển dụng; dùng dữ liệu ứng viên sang mục đích khác; không xóa hồ sơ người không trúng tuyển |
Điều khoản xử phạt gọi thẳng tên camera giám sát và phần mềm theo dõi thiết bị. Gần như doanh nghiệp nào cũng có ít nhất một trong hai, và bằng chứng thì nhìn lên tường là thấy.
Biện pháp buộc hủy, xóa có thể xóa mất chính dữ liệu doanh nghiệp đang dùng làm căn cứ cho kỷ luật lao động hoặc cho một tranh chấp đang diễn ra.
Litbi bàn giao
Kết thúc bằng hồ sơ cầm được10hạng mục
Bàn giao kèm biên bản, doanh nghiệp giữ toàn bộ bản gốc
1 – 2tuần
Tính từ khi nhận đủ thông tin từ doanh nghiệp
Tuyển dụng
Mẫu thông báo và thu thập sự đồng ý cho người dự tuyển, quy trình và mẫu biên bản xóa, hủy hồ sơ người không trúng tuyển.
Quy chế giám sát nơi làm việc
Bản đánh giá tính tương xứng của từng biện pháp, thông báo giám sát, mẫu biển báo, biên bản phổ biến có chữ ký nhận, và quy chế truy cập dữ liệu giám sát.
Lưu trữ và chấm dứt
Bảng đối chiếu thời hạn lưu trữ, phụ lục hợp đồng lao động, quy trình xóa, hủy khi chấm dứt hợp đồng, danh mục tự kiểm một trang.
Bản mô tả dịch vụ đầy đủ được gửi qua thư điện tử theo yêu cầu, gồm danh mục bàn giao chi tiết và độ phủ từng nhóm nghĩa vụ.
Cách làm và thời gian
Ba chặng, doanh nghiệp biết trước mình tham gia ở đâu
CHẶNG MỘT
Khảo sát và kiểm kê
Kiểm kê dữ liệu nhân sự và ứng viên, ghi nhận thiết bị và phần mềm giám sát đang dùng.
CHẶNG HAI
Dựng hồ sơ và quy chế
Litbi thực hiện. Doanh nghiệp tham gia ở các buổi xác nhận thông tin.
CHẶNG BA
Bàn giao cho bộ phận nhân sự
Buổi bàn giao trực tiếp, kèm danh mục tự kiểm và biên bản bàn giao.
Điều kiện của dải giá công bố
Đến 31/12/2026Vị trí trong dải xác định trong buổi rà soát, trước khi ký hợp đồng
- Biến số quyết định giá
- Số người lao động, số địa điểm làm việc và số phần mềm quản lý nhân sự
- Phạm vi
- Cố định theo hợp đồng, phát sinh có phụ lục
- Thời gian
- Tính từ khi nhận đủ thông tin
- Người ký bên doanh nghiệp
- Trưởng bộ phận nhân sự, không cần qua pháp chế
Ngoài phạm vi dịch vụ
Litbi không truy cập hệ thống của doanh nghiệp, không giữ khóa mã hóa hoặc thông tin xác thực, và chỉ nhận thông tin mô tả, không nhận bản sao hồ sơ người lao động hay hồ sơ người dự tuyển. Ba điều kiện này là điều khoản trong hợp đồng, không phải cam kết miệng.
Dịch vụ chỉ phủ dữ liệu của người lao động và người dự tuyển, không phủ dữ liệu khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Dịch vụ cũng không bao gồm hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và không bao gồm chính sách riêng cho dữ liệu sức khỏe của người lao động.
Việc thi hành thuộc về doanh nghiệp. Litbi xây dựng hồ sơ, quy trình và mẫu biểu; doanh nghiệp ban hành và vận hành. Việc xóa dữ liệu trên hệ thống do doanh nghiệp thực hiện theo quy trình được bàn giao.
ĐIỂM THƯỜNG BỊ BỎ SÓT
Lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới
Hồ sơ người dự tuyển nằm trên nền tảng đặt ở nước ngoài không thuộc cửa miễn dành cho dữ liệu người lao động, vì người dự tuyển chưa phải người lao động của tổ chức.
Xem dịch vụBƯỚC TIẾP THEO THƯỜNG GẶP
Lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
Dịch vụ này sản xuất một phần bộ chính sách mà hồ sơ đánh giá tác động bắt buộc phải có. Làm trước thì hồ sơ nhanh hơn, nhưng không thay thế được hồ sơ đánh giá tác động.
Xem dịch vụBuổi rà soát 60 phút xác định doanh nghiệp đang thiếu nhóm tài liệu nào
Đặt lịch trao đổi